CITAX goes SAP HCM

Sachzuwendungsprozess
direkt mit SAP HCM verbunden und End-to-End digitalisiert

Während die direkte Buchungsschnittstelle zwischen CITAX und SAP FI seit Jahren essentieller Teil des digitalisierten Sachzuwendungs-Prozesses ist, gab es zwischen CITAX und SAP HCM eine Lücke, die nun geschlossen ist. Mit der Entwicklung einer innovativen Schnittstelle ist es gelungen, CITAX direkt an das HCM Modul anzubinden und somit die automatische Buchung der Bemessungsgrundlage bzw. der Lohnsteuer im HCM Modul zu ermöglichen. Diese modular gestaltete Schnittstelle schließt die Lücke zwischen CITAX und SAP HCM und kann auch für die Anbindung weiterer Lösungen an SAP HCM genutzt werden.

Das Dilemma ohne Schnittstelle

Wer sich mit Tax Tech beschäftigt, kennt das Problem: SAP stellt standardmäßig keine Buchungsschnittstelle zur Verfügung, über die Systeme an das SAP HCM (Payroll, externe Hinzurechnung) angebunden werden können - und auch keine Standard Funktionsbausteine für automatische Buchungen.
Dadurch hatten Unternehmen bisher zwei Möglichkeiten, entweder sie bringen mit CSV Export und Import die Daten von einem System ins nächste, oder sie entwickeln eine eigene Lösung - die nicht immer professionell gestaltet ist.
Am Ende jeder Abrechnungsperiode sind die Lohnsteuerverantwortlichen gefordert, den Export/Import zu organisieren, die Datenqualität zu evaluieren, Korrekturbuchungen manuell vorzunehmen und die Werte für Steueranmeldungen zu ermitteln. Je größer das Unternehmen, je mehr interne Mitarbeiter es gibt und externe Pauschalsteuer abgerechnet werden muss, desto höher ist der zeitliche Aufwand, der in jedem Monat für die Lohnsteuerabwicklung anfällt - und desto größer ist auch die Fehleranfälligkeit des Prozesses.

Die Lösung, die Durchgängigkeit, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit & Effizienz schafft

Die von uns entwickelte Schnittstelle löst dieses Dilemma. Unsere innovative Schnittstelle ist auf dem SAP HCM System aufgesetzt und modular gestaltet. Sie können mit dieser Schnittstelle nicht nur CITAX sondern auch weitere Systeme anbinden, die regelmäßig Daten in die Entgeltabrechnung sowie in die externe Lohnsteuerhinzurechnung an das HCM Modul übermitteln müssen.

Synchrone, bidirektionale Kommunikation
Mit dieser Schnittstelle ist Ihre CITAX-Lösung nicht mehr nur zu SAP FI End-to-End digitalisiert, sondern auch zum HCM System. Eines der wesentlichsten Gestaltungelemente der Schnittstelle ist die synchrone und bidirektionale Kommunikation. Das bedeutet, der Datenaustausch läuft in beide Richtungen. Einerseits erhält das HCM System von CITAX Buchungsinformationen, andererseits erhält CITAX vom HCM System die Information, ob die Buchungen korrekt durchgeführt werden konnten. Somit haben CITAX User auch direkt in CITAX den Überblick über den Exportstatus Ihrer Vorgänge im HCM und können Fehler rasch und unverzüglich korrigieren. Vor allem im Vergleich zur Arbeit mit CSV Exporten/Importen bietet diese Rückmeldung einen wesentlichen Informationsvorteil.

Vorteile bei Berechnung der externen Lohnsteuerhinzurechnung
Auch bei der Berechnung Ihrer externen Lohnsteuerhinzurechnung leistet die Schnittstelle einen nachhaltigen Beitrag. Die Schnittstelle protokolliert mit, welche Werte ein vorgelagertes System liefert und welche Werte in die Summe der anzumeldenden Werte einfließen. Somit können Sie jederzeit nachvollziehen, aus welchen Beträgen sich der Wert zusammensetzt, der an das Finanzamt gemeldet wird.

Die durchgängige Digitalisierung, die mit dieser Schnittstelle gelungen ist, schließt auch eine Sicherheitslücke. Durch die gesicherte Verbindung mittels der SAP RFC Technologie von vorgelagertem und nachgelagertem System werden Datenübertragungen und -ablage bzw. Versand der Daten überflüssig und alle damit verbundenen Mehraufwände und Fehlerquellen fallen weg.

Mit Potential für die Anbindung weiterer Systeme

Vorteile der Direktanbindung

  • Der Sachzuwendungs-Prozess wird auch in Richtung HCM System durchgängig digitalisiert
  • Die synchrone und bidirektionale Datenübertragung liefert beiden Systemen Informationen vom jeweils anderen System und ermöglicht eine Effizienzsteigerung beider Systeme
  • Alle über die Schnittstelle laufenden Berechnungen für die externe Lohnsteuerhinzurechnung sind nachvollziehbar, transparent und revisionssicher
  • Erhöhte Sicherheit der in CITAX abgewickelten Vorgänge, allgemeine Verbesserung in der Datensicherheit und der Vermeidung von Fehlerquellen
  • Effizienzsteigerung auch auf Seiten des HCM Systems, da Aufwände für Import, Korrekturen und Recherche wegfallen bzw. minimiert werden
Kontakt Ralph Schmieder

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Ralph Schmieder, DCCS